会社のファイルサーバーをロリポップのownCloudに変えてみた

経費削減

これまで会社のファイルサーバーは、社内サーバーを設置して運用してきましたが、令和2年5月にリース期間満了を迎えるため、経費削減も合わせて様々なものを検討した結果、レンタルサーバーのロリポップでowncloudを運用することに決めました。

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社内サーバーを見直すことにした理由

これにはいくつかの理由がありますが、

最も大きい理由は、

社内サーバーの運用コストが高いからです。

ちなみにどの位の費用が掛かっていたかと言うと、月額30,000円の72回リースなので、総額2,160,000円になります。

会社の経費としては、さほどではないかもしれませんが、決して少なくはないですよね。

それ以外の理由としては、

  1. 在宅ワークを進めるのに、各社員の自宅からのアクセスができない。
  2. サーバー機器の経年劣化の度に、新しいサーバー機器に入れ替える必要がある。
  3. サーバー機器の設置スペースを確保しなければならない。

等々です。

そのため、上記問題点を解決することができる方法を、リース契約が終わる半年位前から、時間をじっくり掛けて検討することにしました。

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採用するための条件

次の3つの条件を満たすことが必須でした。

  1. 費用を月額10,000円以内とする。
  2. 各社員の自宅からアクセスすることが容易にできる。
  3. サーバーの容量は1TB以上とする。

なぜ1TB以上なのかと言うと、それまでの社内設置サーバーの容量は2TBでしたが、実際の使用量は500GB程度でした。

それには退職した社員の不要はファイルや写真データも込みだったので、これを機会にサーバー内の全てのファイルを取捨選択したところ、半分の250GB程度まで削減することができました。

この500GBに到達するのに約10年掛かりましたので、50GB/年ずつデータが増えていっても、1TBあれば13年間は大丈夫だからです。

13年間あれば、新しい方法ができているはずなので、その時に乗り換えを検討すれば良いという考えです。

検討したサービス

色々検討した結果、最終候補として残ったサービスは、「OneDrive for Business」「GoogleドライブBusiness」「ロリポップのownCloud」の3つになります。

いずれも社外からのアクセスが可能なので、費用・容量を中心に特徴を見て行きましょう。

OneDrive for Business

OneDriveには個人用とビジネス用がありますが、今回は会社での利用のためビジネス用を検討対象にしました。

最安のプランが、OneDrive for Business(Plan 1)又は、Microsoft365 Business Basicになります。

Word、Excel等のOfficeは、ライセンス版をパソコンにインストール済みなので、高い方のプランは検討対象外となりました。

  1. 価格  1ユーザー当たり 月額594円(消費税込)
  2. 容量  1ユーザー当たり 1TB

当時社員が20名程度だったので、月額費用も概ね10,000円程度、かつ容量も20人で20TBになるもで全く問題ありませんが、いくつか問題点がありました。

【問題点】

  1. 社員の退職時にアカウントを削除すると保存ファイルも全て削除されてしまう。
  2. 社員の入退社の度にアカウント登録・削除の作業が発生してしまう。
  3. 管理者であっても、他のアカウントの全ての保存データを見ることができない。

言わずと知れた大企業が運営しているのでセキュリティ等の安心感はありました。

試しに1ヶ月だけ契約をして試用してみましたが、どうしても上記問題点が気になって継続に踏み切れませんでした。

Googleドライブ

次に検討したのがGoogleドライブBusinessです。

  1. 価格  1ユーザー当たり 月額748円(消費税込)
  2. 容量  1ユーザー当たり 30GB

OneDriveより価格が高めなのに容量も少なく、社員20名で計算すると希望の1TBに達しないので、試用することなく却下となりました。

ロリポップのownCloud

ファイルサーバーで検索していたら、「ownCloud」や「NextCloud」がヒットしました。

調べてみたところ、レンタルサーバーにインストールすると、「Dropbox」のように使えるとのことで、スターサーバーの無料サーバーにインストールしてみたところ、使い勝手も良かったので、更に調べてみました。

すると、レンタルサーバーのロリポップのエンタープライズプランにすると、

  1. 費用  月額2,200円(消費税込み)
  2. 容量  1TB

で運用できるではないですか。

費用は1ユーザー当たりではなく、ユーザー数に関係なく2,200円です。

さらにownCloudを簡単インストールできるのです。

これならサーバー初心者でも簡単に運用できるのではと考え、早速10日間の無料試用登録をして、ownCloudをいじってみました。

その結果、ほぼ思い描いていた通りの物だったので、本契約をして正式運用開始をすることにしました。

ロリポップのownCloudのメリット

メリットはたくさんあります。

  1. 月額2,200円(消費税込み)と運用コストが圧倒的に安い
  2. 容量が余裕の1TB
  3. WEBサーバーにLiteSpeedが使われているので動作が早い
  4. ownCloudが簡単にインストールできる
  5. ユーザーの作成や削除が管理者画面で簡単にできる
  6. ユーザー数が増えても月額費用は変わらない
  7. 管理者は全てのIDとパスワードを知っているので、全てのファイルにアクセスが可能
  8. 社員の自宅からのアクセスが可能
  9. スマホにownCloudの無料アプリを入れるとスマホでも簡単に閲覧できる
  10. エンタープライズプランはデータのバックアップが無料でできる

ロリポップのownCloudのデメリット

デメリットも無い訳ではありませんが、メリットが多過ぎてかすんでしまいます。

あえて上げるとすれば次のとおりです。

  1. 容量が1TB以上増やすことができない
  2. ownCloudのバージョンアップの対応度合いが今のところ不明

ロリポップのownCloudを1年間運用してみた結果

令和2年5月から運用開始しましたが、サーバーのトラブルで接続できない等の不具合は一度もなく快適に利用できています。

サーバー容量も当初の見込みの50GBも増えず、全体で300GBにも達していません。

社員からも、自宅やスマホからアクセスできるので重宝していると喜ばれています。

まとめ

使い勝手が社内設置サーバーに比べて格段と増したのにも係わらず、費用が約1/15に削減できたのは非常に良いことだと思います。

さらにサーバーの設置スペースやメンテナンスを考えなくて良いのも気が楽です。

今後、ownCloudのバージョンアップの方法など、記事にしていく予定なので、合わせて御覧ください。

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